Hiện nay khắc dấu đã không còn là một điều mới mẻ mà nó rất quen thuộc với các doanh nghiệp hay các cá nhân, tổ chức. Nhưng không phải ai cũng rõ về các quy định khi dùng mực để khắc dấu Hà Nội và cách đóng dấu. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu cho các bạn về quy định mực khắc dấu và cách đóng dấu văn bản hiện nay.
Đầu tiên cùng tìm hiểu con dấu là gì?
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Màu mực dùng để khắc dấu
- Theo quy định hiện nay thì dấu của các tổ chức nhà nước, các doanh nghiệp hoạt động ở Việt nam là hình tròn dấu đỏ.
- Về màu của chữ ký họ tên ví dụ: Lê Văn Mạnh thì không có quy định. Do vậy vậy doanh nghiệp có thể dùng màu xanh, đen, đỏ… nhưng không được dùng màu mực có sự pha trộn làm nhức mắt hay phản cảm cho người đọc văn bản.
- Ở các cơ quan nhà nước thì do tính chất nghiêm trang của Văn bản nên dùng mực theo quy định chung của dấu là mùa đỏ và họ tên chữ ký cũng màu đỏ.Còn ở các doanh nghiệp thì dấu vẫn phải màu đỏ theo quy định còn họ tên chữ ký tùy theo sở thích nhưng không được dùng màu mực có sự pha trộn làm nhức mắt hay phản cảm cho người đọc văn bản
Quy định về đóng dấu văn bản
– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký.
– Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
– Đóng dấu giáp lai: bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa)
– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.
Cách đóng dấu địa chỉ
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
