Cách sử dụng con dấu của công ty trên văn bản như thế nào là câu hỏi rất nhiều bạn mới ra trường thắc mắc. Lý do là vì các bạn khi chưa tiếp xúc nhiều gây nên những băn khoăn, lúng túng trong quá trình làm việc. Vậy cách sử dụng con dấu công ty như thế nào cho đúng? Lời giải đáp sẽ có ngay sau đây.
- Con dấu là gì?
Con dấu là vật thể hiện vị trí pháp lý và giá trị pháp lý đối với các văn bản của các cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào từng loại văn bản giấy tờ phải tuân theo đúng quy định của pháp luật.
Căn cứ: Từ 01/7/2015, việc sử dụng con dấu được thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014 – hình thức và nội dung, số lượng con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quyết định tuy nhiên phải đảm bảo nội dung về tên doanh nghiệp và mã số của doanh nghiệp.
- Các hình thức đóng dấu trong công ty, doanh nghiệp
Trong công ty, doanh nghiệp có 4 hình thức đóng dấu, mỗi hình thức sẽ có cách sử dụng khác nhau:
- Đóng dấu tròn của tổ chức, cơ quan: Dấu đóng nằm bên trái chữ ký, đóng dấu chèn lên 1/3 chữ ký.
- Đóng dấu treo: Đóng dấu treo là đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của các đơn vị, vị trí đóng dấu ở góc trên cùng, bên trái văn bản, đóng lên dòng ghi tên của cơ quan, đơn vị.
- Cách sử dụng con dấu của công ty trên văn bản pháp luật
- a. Đóng dấu giáp lai
Bản thân hai chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu này, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục,…) lên phía mép của tất cả các trang văn bản ở trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không tách rời, để chứng minh sự nhất quán và tính liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh các trường hợp bị đánh tráo các trang nội dung. Con dấu cần được đóng ở mép (bên phải hay bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu theo cách thức xếp các trang tài liệu(hình dẻ quạt) để một lần đóng dấu đè lên toàn bộ mép bộ tài liệu và chèn hết hình con dấu lên các mép trang của bộ tài liệu.
- Dấu correct hay con dấu hiệu chỉnh
Đóng dấu lên dòng, hoặc lên chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên phần dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu, văn bản để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Trong các cách đóng dấu trên thì 3 cách đầu tiên là phổ biến nhất, tuy nhiên thì hầu như các bạn nếu là sinh viên, hoặc mới ra trường thường thì chỉ biết mỗi cách đóng dấu thứ nhất.
Ngoài các hình thức sử dụng con dấu của công ty trên thì hiện nay còn có rất nhiều hình thức khác như: Con dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật có khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), con dấu “Đã thu tiền”, con dấu “chữ ký”… Những cách đóng con dấu này thì không được nhà nước quản lý và không có hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng cần tìm hiểu xem nó được sử dụng trong các trường hợp nào nhé.
Dấu địa chỉ
- Yêu cầu về đóng dấu
- Dấu đóng cần phải rõ ràng, ngay ngắn, và đúng chiều, dùng đúng mực dấu được quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì cần phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía trái.
Cách đóng dấu tròn cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính là do người ký văn bản quyết định; dấu được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai và đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành sẽ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan quản lý ngành.
>> Xem thêm: Dịch vụ khắc dấu giá rẻ tại Hà Nội
